SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS

DEFINICIÓN:

Los EIS (Executive Information Systems) son sistemas computacionales que proveen a los altos ejecutivos acceso fácil a la información interna y externa de la organización; son herramientas de apoyo a las decisiones no rutinarias que requieren de una evaluación y comprensión, dado que no hay un procedimiento estándar para llegar a la solución.

CARACTERÍSTICAS DE UN EIS

ü  Su diseño busca cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

ü  Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información critica del negocio.

ü  Se desarrollan con altos estándares en sus interfaces Hombre-máquina, caracterizadas por graficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

ü  Accedan información que se encuentra en línea, extrayéndola en forma directa de las bases de datos de la organización e incluye:

o   Análisis de tendencia

o   Reporteo por excepción.

o   Posibilidad del Drill Down.

Ejemplos de la capacidad de Drill Down de apoyo a ejecutivos:

    FACTORES DEL ÉXITO DE UN EIS

    Para que un EIS tenga éxito se necesita que cumpla con los siguientes factores

o        Que se vea bien

o        Que sea relevante

o        Que sea rápido

o        Que la información este disponible y actualizada

EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN EIS

ü  Es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo, el cual es usuario del sistema.

ü  Las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los tradicionales sistemas transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de un EIS.

METODOLOGÍA PARA SU DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN:

      1. Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema

ü  Desarrollar el sistema, de manera interna, a partir de cero.

ü  Modificar los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.

ü  Desarrollar el sistema a partir de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en EIS.

       2. Creación de la propuesta

ü  Claro entendimiento con el ejecutivo.

ü  Reducir la resistencia al cambio.

ü  Manejar las expectativas.

ü  Lograr el compromiso de los recursos.

          3. Determinación de las necesidades del ejecutivo.

ü  Cuestionar al ejecutivo acerca de cuales son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un periodo de vacaciones de tres semanas.

ü  Aplicar la metodología relacionada con los factores críticos del éxito.

ü  Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa, con el objetivo de conocer que información consideran relevante.

ü  Enumerar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información necesaria para darle seguimiento.

ü  Preguntar a los ejecutivos cuales son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la competencia.

ü  A través de simple observación o entrevistas, determinar la información que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la empresa.

     4. Creación del sistema y presentación de un prototipo

Por lo general, la creación de un prototipo de arranque (inicial) de un EIS requiere de seis semanas hasta cuatro meses para su desarrollo. Cuando se tiene ya el prototipo el EIS evoluciona cuando se le agregan nuevas capas o funciones.

    Para la implantación exitosa de un EIS se deben tener los siguientes factores:

EFECTO DEL EIS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN

Los EIS contribuyen a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación y control de

una organización. Algunas de las Principales mejoras que se logran con estos sistemas

son:

1. Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales

2. Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se pone

atención en los factores críticos para manejar el negocio.

3. Cambios en los procesos de planeación y pronóstico.

4. Capacidad para realizar análisis específicos mediante el empleo de información

contenida en las bases de datos.

5. Mejora la capacidad de administración de programas en empresas orientadas hacia proyectos.

EL CUADRO INTEGRAL DE MANDO

(BALANCED SCORECARD)

Es un modelo desarrollado por los profesores Kaplan y Norton para analizar el

desempeño de una organización mas allá de los indicadores financieros. Este

complementa los indicadores financieros que describen el pasado con medidas que  ayudan a inducir la actuación futura de la empresa.

Este modelo entiende el quehacer de la empresa desde 4 perspectivas:

El Modelo del Balanced ScoreCard consiste en:

o   Formular una estrategia consistente y transparente.

o   Comunicar la estrategia a través de la organización.

o   Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas.

o   Conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria.

o   Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas.

o   Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas oportunas.

        Ventajas del Balanced ScoreCard:

o   Ayuda a comunicar la estrategia para que los objetivos que se han creado tengan la mayor posibilidad de lograrse.

o   Se convierte en un sistema de apoyo para los ejecutivos mediante los indicadores que permiten evaluar la ejecución de la estrategia de la empresa.

o   Integra la esencia de lo más importante para la empresa, en cada uno de sus niveles organizacionales.

o   Proporciona información de diversos aspectos a la empresa.

o   Incrementa el grado de motivación del personal de la organización.

o   Los indicadores que se usan permiten prever el futuro.