DEFINICIÓN:
Los EIS (Executive Information Systems)
son sistemas computacionales que proveen a los altos ejecutivos acceso fácil a
la información interna y externa de la organización; son
herramientas de apoyo a las decisiones no rutinarias que requieren de una
evaluación y comprensión, dado que no hay un procedimiento estándar para llegar
a la solución.
CARACTERÍSTICAS DE UN EIS
ü Su diseño busca cubrir las necesidades específicas
y particulares de la alta administración de la empresa.
ü Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a
información critica del negocio.
ü Se desarrollan con altos estándares en sus
interfaces Hombre-máquina, caracterizadas por graficas de alta calidad,
información tabular y en forma de texto.
ü Accedan información que se encuentra en línea,
extrayéndola en forma directa de las bases de datos de la organización e
incluye:
o Análisis de tendencia
o Reporteo por excepción.
o Posibilidad del Drill Down.
Ejemplos
de la capacidad de Drill Down de apoyo a ejecutivos:
FACTORES DEL ÉXITO DE UN EIS
Para que un EIS tenga éxito se necesita que
cumpla con los siguientes factores
o
Que
se vea bien
o
Que
sea relevante
o
Que
sea rápido
o
Que
la información este disponible y actualizada
EL
PROCESO DE DESARROLLO DE UN EIS
ü Es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al
ejecutivo, el cual es usuario del sistema.
ü Las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los
tradicionales sistemas transaccionales no necesariamente funcionan en un 100%
de manera similar durante el desarrollo de un EIS.
METODOLOGÍA PARA SU DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN:
1. Identificación de las
alternativas para el desarrollo del sistema
ü Desarrollar
el sistema, de manera interna, a partir de cero.
ü Modificar
los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.
ü Desarrollar
el sistema a partir de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia
previa en EIS.
2.
Creación de la propuesta
ü
Claro entendimiento con el ejecutivo.
ü
Reducir la resistencia al cambio.
ü
Manejar las expectativas.
ü
Lograr el compromiso de los recursos.
3.
Determinación de las necesidades del ejecutivo.
ü Cuestionar al ejecutivo
acerca de cuales son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un
periodo de vacaciones de tres semanas.
ü Aplicar la metodología
relacionada con los factores críticos del éxito.
ü Realizar entrevistas con
los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa,
con el objetivo de conocer que información consideran relevante.
ü Enumerar los principales
objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información
necesaria para darle seguimiento.
ü Preguntar a los ejecutivos
cuales son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la
competencia.
ü A través de simple
observación o entrevistas, determinar la información que utiliza en la
actualidad el ejecutivo para monitorear la empresa.
4. Creación del sistema y presentación de
un prototipo
Por lo general, la creación de un prototipo de arranque
(inicial) de un EIS requiere de seis semanas hasta cuatro meses para su
desarrollo. Cuando se tiene ya el prototipo el EIS evoluciona cuando se le
agregan nuevas capas o funciones.
Para la implantación exitosa
de un EIS
se deben tener los siguientes factores:
EFECTO DEL
EIS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN
Los EIS contribuyen a rediseñar y reestructurar los
procesos de planeación y control de
una organización. Algunas de las Principales mejoras que se logran con estos sistemas
son:
1. Mejora en los sistemas actuales de reportes
corporativos o divisionales
2. Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a
través de los cuales se pone
atención en los factores críticos para manejar el
negocio.
3. Cambios en los procesos de planeación y pronóstico.
4. Capacidad para realizar análisis específicos mediante
el empleo de información
contenida en las bases de datos.
5. Mejora la capacidad de administración de programas
en empresas orientadas hacia proyectos.
EL CUADRO INTEGRAL DE MANDO
(BALANCED
SCORECARD)
Es un modelo desarrollado por los profesores Kaplan y
Norton para analizar el
desempeño de una organización mas allá de los
indicadores financieros. Este
complementa los indicadores financieros que describen
el pasado con medidas que ayudan a
inducir la actuación futura de la empresa.
Este modelo entiende el quehacer de la empresa desde 4
perspectivas:
El
Modelo del Balanced ScoreCard consiste en:
o
Formular
una estrategia consistente y transparente.
o
Comunicar
la estrategia a través de la organización.
o
Coordinar
los objetivos de las diversas unidades organizativas.
o
Conectar
los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria.
o
Identificar
y coordinar las iniciativas estratégicas.
o Medir de un modo sistemático
la realización, proponiendo acciones correctivas oportunas.
Ventajas del Balanced ScoreCard:
o
Ayuda a comunicar la estrategia para que los objetivos
que se han creado tengan la mayor posibilidad de lograrse.
o
Se convierte en un sistema de apoyo para los
ejecutivos mediante los indicadores que permiten evaluar la ejecución de la
estrategia de la empresa.
o
Integra la esencia de lo más importante para la
empresa, en cada uno de sus niveles organizacionales.
o
Proporciona información de diversos aspectos a la
empresa.
o
Incrementa el grado de motivación del personal de la organización.
o Los
indicadores que se usan permiten prever el futuro.
